O
Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo (Proged)
realiza, até o dia 05 de dezembro, uma consulta pública para a atualização da
Tabela de Temporalidade, instrumento que estabelece os prazos e exigências para
a eliminação de documentos, das atividades-meio do Executivo Estadual. A
consulta é voltada aos servidores e à sociedade em geral para que possam colaborar
com as definições finais da Tabela. O formulário pode ser acessado em: https://ape.es.gov.br/consulta-publica.
Para a
efetivação das ações foi instituído um Grupo de Trabalho formado por
arquivistas e bibliotecários de diferentes órgãos do Governo do Estado, assim
como representantes do Departamento de Arquivologia da Universidade Federal do
Espírito Santo (Ufes). A equipe percorreu as Secretarias e órgãos estaduais a
fim de identificar as funções, subfunções e tipologias documentais inerentes às
atividades administrativas das instituições. Nos locais foram realizadas
reuniões para subsidiar a identificação das classes, prazos de guarda e
destinação dos documentos.
A
arquivista do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (Apees), Viviane
Vieira Vasconcelos, explica que a abertura da consulta pública tem o objetivo
de ampliar a participação para os demais interessados e contribuir para que a
Tabela de Temporalidade-Meio atenda às necessidades de seus produtores.
“Pretende-se com esse processo colaborar para a transparência e promover a
participação da população que poderá, dessa forma, auxiliar na elaboração das
ferramentas propostas”, destaca.
Gestão
Documental
A Lei
Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “O
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou ao recolhimento permanente”. Ao Estado compete
definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a
administração e o acesso aos documentos, respeitando-se as especificidades de
cada setor gerador.
Assessoria de Comunicação do Apees
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